Większość firm, ma bardzo ograniczone wykorzystanie folderów publicznych. Wiele z nich już dawno temu przekonwertowało swoje foldery publiczne na współdzielone skrzynki pocztowe. Podczas niedawnego projektu migracji, związanego z fuzją firm, skorzystaliśmy z okazji i przekonwertowaliśmy ich foldery publiczne na współdzielone skrzynki pocztowe. Pomyślałem, że udokumentuję kilka niejasności, które pojawiły się w tym procesie.

Ogólnie rzecz biorąc, proces wygląda następująco:

• Eksportuj foldery publiczne jako pliki PST
• Twórz pliki PST dla poszczególnych współdzielonych skrzynek pocztowych
• Importuj pliki PST do współdzielonych skrzynek pocztowych

Eksportowanie folderów publicznych

Proces eksportu folderów publicznych jest dość toporny. Jeśli masz małe foldery publiczne, możesz użyć Outlooka do wyeksportowania pojedynczych folderów publicznych do pliku PST. Jednak Outlook przetwarza eksporty PST bardzo wolno, a jeśli masz dużą ilość danych lub dużą liczbę elementów, będzie to bardzo długi proces. Dodatkowo, jeśli masz wiele folderów publicznych, musisz wykonać czynność dla każdego z nich. Oznacza to, że musisz nadzorować ten bardzo długi proces.

W naszym projekcie jeden folder publiczny miał ponad 20 GB, a wszystkie łącznie około 40 GB. Dlatego użycie Outlooka do eksportu nie było realistyczną opcją.

W usłudze Microsoft 365 możesz użyć funkcji eDiscovery (dostępnej w sekcji Solutions) w usłudze Microsoft Purview, aby zbierać dane z folderów publicznych w postaci plików PST do pobrania. Aby to zrobić, musisz mieć uprawnienia Menedżera eDiscovery lub Administratora eDiscovery (https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ediscovery-assign-permissions). Bycie administratorem globalnym nie wystarczy.

• Utwórz case
• Utwórz search:
  • Dodaj „All Public Folders” jako źródło dla całego dzierżawcy. Nie są wymagane żadne inne terminy wyszukiwania, ponieważ chcemy, aby wszystkie dane znajdowały się w folderach publicznych. Nie ma prostego sposobu filtrowania według konkretnego folderu publicznego.

• Export danych:
  • Wybierz elementy do uwzględnienia w raporcie: Uwzględnij częściowo zindeksowane elementy, jeśli chcesz zebrać niezaindeksowane załączniki.
  • Typ eksportu: Przetestuj, eksportując tylko raport, przejrzyj go, a następnie wyeksportuj elementy wraz z raportem o elementach.
  • Format eksportu: Twórz pliki PST dla wiadomości.
    • Zorganizuj dane z różnych lokalizacji w osobnych folderach lub plikach PST. Spowoduje to wygenerowanie osobnych plików PST dla każdej skrzynki pocztowej folderu publicznego.
    • Dołącz folder i ścieżkę do źródła. Jest to wymagane, aby elementy były posortowane w folderach dla każdego folderu publicznego. Bez tego otrzymasz jeden duży zbiór elementów.
    • Nadaj każdemu elementowi przyjazną nazwę. Nie jestem pewien, jaki będzie efekt, ale zostawiłem tę opcję.
• Pobierz plik PST z eksportu:
  • Eksport zajmie trochę czasu. Raport jest szybszy niż generowanie pliku PST. W tym projekcie, obejmującym około 50 GB danych z folderów publicznych, wygenerowanie raportu zajęło około 1 godziny, a wygenerowanie pliku PST około 5 godzin.
  • Użyj Menedżera procesów, aby sprawdzić stan eksportu i pobrać pliki PST.

Mój eksport wygenerował dwa pliki ZIP do pobrania. Każdy plik ZIP zawierał wiele plików PST o maksymalnym rozmiarze 10 GB, co łącznie dało prawie 50 GB danych.

Jeśli masz duże foldery publiczne, ich zawartość może znajdować się w wielu plikach PST. Zatem folder pojawia się w wielu plikach PST, przy czym niektóre elementy znajdują się w pliku PST nr 1, niektóre w pliku PST nr 2, a niektóre w pliku PST nr 3.

Utwórz pliki PST dla poszczególnych współdzielonych skrzynek pocztowych

Jeśli masz niewielką liczbę folderów publicznych i niewielką ilość danych, możesz skopiować dane bezpośrednio z pobranych plików PST do nowych współdzielonych skrzynek pocztowych za pomocą programu Outlook. Aby skorzystać z procesu zbiorczego importu plików PST w usłudze eDiscovery, musisz utworzyć osobne pliki PST dla każdej współdzielonej skrzynki pocztowej.

Podczas testów odkryłem, że proces eksportu plików PST był bardzo powolny. W tym przypadku otwierałem duży plik PST, a następnie wybierałem opcję eksportu do pliku PST w programie Outlook: Plik -> Otwórz i eksportuj -> Importuj/eksportuj -> Eksportuj do pliku ( File > Open & Export > Import/Export > Export to a file). Ten proces jest wygodny, ponieważ tworzy plik PST za Ciebie, ale zajmuje bardzo dużo czasu.

Odkryłem, że szybszym rozwiązaniem jest dodanie pustego pliku PST do profilu Outlooka, a następnie skopiowanie folderu do już dołączonego pliku PST. Eksport, który zajmowałby 10 minut, zajmował około 1-2 minuty. Kopia 10 GB zajmowała 20-30 minut zamiast godzin.

Po skopiowaniu folderu publicznego ze źródłowego pliku PST do pustego pliku PST, zachowuje on tę samą nazwę. W rezultacie w pliku PST powstaje folder taki jak „Manufacturing Calendar”.

Podczas późniejszego importu pliku PST, nazwa folderu z pliku PST używana jest w udostępnionej skrzynce pocztowej. Jeśli folder już istnieje, elementy są do niego kopiowane. Jeśli folder nie istnieje, folder jest tworzony z tą samą nazwą, a elementy są do niego kopiowane.

Wszystkie importowane foldery publiczne to kalendarze i chciałem, aby dane pojawiły się w kalendarzu udostępnionej skrzynki pocztowej. Dlatego w docelowym pliku PST zmieniłem nazwę skopiowanego folderu na „Calendar”.

Jeśli folder publiczny pojawia się w wielu źródłowych plikach PST, utworzyłem wiele plików PST do zaimportowania. Nie próbowałem łączyć elementów w jeden plik PST. Proces importu PST obsługuje importowanie wielu plików PST do jednej skrzynki pocztowej.

Importuj pliki PST do współdzielonych skrzynek pocztowych

Firma Microsoft udostępnia dość obszerną dokumentację dotyczącą importowania plików PST do współdzielonych skrzynek pocztowych. Nie będę więc powtarzał tych szczegółów (https://learn.microsoft.com/en-us/purview/use-network-upload-to-import-pst-files). Mam jednak kilka uwag, które moim zdaniem warto znać.

Aby zaimportować pliki PST, należy utworzyć zadanie importu. Aby utworzyć zadanie importu, potrzebna jest rola Importu i Eksportu Skrzynek Pocztowych w usłudze Exchange Online. Bycie globalnym administratorem usługi M365 nie jest wystarczające. Po przypisaniu roli Importu i Eksportu Skrzynek Pocztowych, dokumentacja wskazuje, że może to potrwać do 24 godzin. Zazwyczaj jednak zmiana następuje w ciągu około godziny.

Za każdym razem, gdy tworzysz zadanie importu, dostępna jest opcja „Pokaż adres URL SAS do przesyłania sieciowego” (Show network upload SAS URL). Po kliknięciu przycisku zostanie wyświetlony unikalny adres URL dla zadania importu. Jednak wszystkie adresy URL będą przesyłane do tej samej lokalizacji w dzierżawie. Podczas przesyłania wielu plików możesz nadal używać tego samego adresu URL.

Obsługiwanym procesem przesyłania jest Azcopy.exe. Narzędzie to okazało się zawodne przy domyślnych ustawieniach. Pojawiły się różne błędy dotyczące braku odpowiedzi serwerów. Po przejściu z sieci bezprzewodowej na przewodową sytuacja się poprawiła, ale nadal było zawodne i występowały błędy podczas przesyłania.

Domyślna konfiguracja Azcopy.exe próbuje użyć 16 jednoczesnych połączeń do przesyłania. To powodowało przeciążenie mojego łącza internetowego. Maksymalne wykorzystanie prędkości przesyłania (około 115 Mb/s) zazwyczaj działa dobrze, ale Azcopy.exe najwyraźniej sobie z tym nie radził. Po ustawieniu zmiennej środowiskowej AZCOPY_CONCURRENCY_VALUE na AUTO, przesyłanie stało się niezawodne (https://learn.microsoft.com/en-us/azure/storage/common/storage-use-azcopy-optimize#increase-the-number-of-concurrent-requests). Określił, że 5 to optymalna wartość i przesyłał dane z prędkością zbliżoną do 115 Mb/s. Ustawienie współbieżności na 4 lub 5 również byłoby rozsądnym podejściem.

Tworzysz plik csv, który definiuje pliki PST i skrzynki pocztowe, do których mają zostać zaimportowane. Ten plik csv może zawierać wiele odniesień do tej samej skrzynki pocztowej, jeśli importowanych jest do niego wiele plików PST.

Tworzenie zadania składa się z dwóch etapów. Pierwszy to analiza, w której proces importu weryfikuje, czy nazwa pliku PST i odwołania do skrzynek pocztowych w pliku csv są prawidłowe. Zazwyczaj ta pierwsza faza trwa 1–2 godziny. Zachowaj cierpliwość, nie ma możliwości przyspieszenia tego procesu.

Po zakończeniu fazy analizy musisz wybrać opcję Importuj do Office 365 (Import to Office 365), aby utworzyć zadania importu skrzynek pocztowych. Po wykonaniu tej czynności może upłynąć godzina lub dłużej, zanim import zostanie oznaczony jako w toku. Zachowaj cierpliwość, nie ma możliwości przyspieszenia tego procesu.

Po utworzeniu zadań importu możesz monitorować szczegóły za pomocą poleceń Get-MailboxImportRequest i Get-MailboxImportRequest -IncludeReport. Jeśli podczas importu wystąpią jakiekolwiek błędy, raport pokaże ich przyczynę. Na przykład, pokaże, czy pominięto element o zbyt dużym rozmiarze. Nasze współdzielone skrzynki pocztowe miały domyślny maksymalny rozmiar wiadomości 35 MB, a jeden element przekroczył ten rozmiar. Udało mi się to zidentyfikować w logu.

Zaobserwowałem, że moje największe pliki PST importowały się z prędkością około 1 GB na godzinę. Jednak oba te pliki były importowane do tej samej skrzynki pocztowej w tym samym czasie. Nie jestem pewien, czy czynnikiem ograniczającym była prędkość na plik PST, czy prędkość na skrzynkę pocztową.

W przypadku wielokrotnego importu tego samego pliku PST do skrzynki pocztowej elementy nie są duplikowane. Jeśli więc kilka elementów zostanie odrzuconych z powodu zbyt dużego rozmiaru, możesz ustawić maksymalny rozmiar wiadomości w skrzynce pocztowej i ponownie zaimportować ten sam plik PST.

---

Dziękuję Ci, za poświęcony czas na przeczytanie tego artykułu. Jeśli był on dla Ciebie przydatny, to gorąco zachęcam Cię do zapisania się na mój newsletter, jeżeli jeszcze Cię tam nie ma. Proszę Cię także o “polubienie” mojego bloga na Facebooku oraz kanału na YouTube – pomoże mi to dotrzeć do nowych odbiorców. Raz w tygodniu (niedziela punkt 17.00) otrzymasz powiadomienia o nowych artykułach / projektach zanim staną się publiczne. Możesz również pozostawić całkowicie anonimowy pomysł na wpis/nagranie.

Link do formularza tutaj: https://beitadmin.pl/pomysly

Pozostaw również komentarz lub napisz do mnie wiadomość odpisuję na każdą, jeżeli Masz jakieś pytania:).